Deducciones Comerciales Para Pequeñas Empresas

Para reducir los impuestos sobre los ingresos (income tax) de su empresa pida todas las deducciones que están a su disposición.

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Una de las formas más sencillas de reducir los impuestos sobre los ingresos (income tax) de su empresa es asegurarse de pedir todas las deducciones fiscales que están a su disposición.

¿Qué es una deducción fiscal? (tax deduction o tax write-off)

Una deducción de impuestos es un gasto que se puede deducir del ingreso imponible (el ingreso al cuál se le cargan impuestos). El gasto deducible se resta del ingreso, permitiéndole pagar una factura de impuestos menor. En otras palabras, usted está reduciendo su ingreso al restarle sus gastos. Con menos ingresos, paga menos impuestos. Lo único que hay que hacer es asegurarse que el gasto esté de acuerdo con los criterios para una deducción fiscal que establece el IRS (por sus siglas en inglés: Internal Revenue Service).

A continuación, encontrará una lista de deducciones comúnmente disponibles para pequeñas empresas (aquellas de propietarios únicos o que están organizados como sociedades o compañías de responsabilidad limitada o LLC). Algunos de estos gastos deducibles se relacionan con la operación de una empresa, y otros son gastos más personales que el propietario de una pequeña empresa debe conocer.

Es posible que algunas de las siguientes deducciones no estén disponibles particularmente para su pequeña empresa. Las circunstancias únicas pueden variar. Por eso, conviene consultar con su asesor de impuestos o contador público antes de pedir una deducción en su declaración de impuestos.

Una cosa más: al pedir estas deducciones, asegúrese de tener registros de contabilidad precisos que estén al día. Es posible que el IRS exija una auditoría y como parte de ese proceso tendrá que verificar que sus gastos deducibles fueron auténticos y legítimos.

Lista de deducciones de impuestos para pequeñas empresas

Estos gastos se pueden deducir de sus impuestos:

  • Alquiler
  • Automóvil (uso comercial)
  • Cargos y tarifas bancarias
  • Comidas con fines de negocios
  • Depreciación
  • Educación
  • Honorarios legales y profesionales
  • Impuestos y licencias
  • Intereses
  • Mudanza
  • Oficina en casa
  • Publicidad y promoción
  • Salarios y beneficios
  • Seguro para negocios
  • Teléfono e internet
  • Viajes
  • Extra: Deducciones personales
Alquiler

Si alquila un local o equipo para su negocio, puede deducir los pagos de alquiler como un gasto comercial. La renta que paga por su casa no debe deducirse como gasto comercial, aunque tenga una oficina en la casa. Esa renta se puede deducir como parte de los gastos de la oficina en la casa.

Automóvil (uso comercial)

Si usa su vehículo únicamente para fines comerciales, puede deducir el costo total de operación del vehículo. Si lo usa tanto para viajes de negocios como personales, solo puede deducir los costos asociados con el uso relacionado con el negocio.

Hay dos métodos para deducir los gastos del vehículo y puede elegir el que le dé un mayor beneficio fiscal.

  • Tarifa estándar por millaje. Multiplique las millas conducidas (con el propósito de negocios) durante el año por la tasa estándar de $ 0.575 por milla (a partir del 1º de enero de 2020, pero puede cambiar cada año).
  • Método de gasto real. Registre todos los costos de operación del vehículo durante el año, como el combustible, el aceite, las reparaciones, las llantas, el seguro, las tarifas de registro y los pagos de arrendamiento, si los hay. Multiplique esos gastos por el porcentaje de millas manejadas por concepto de negocios.

Ambos métodos requieren que registre las millas manejadas con propósitos comerciales durante el año. Puede mantener un registro manual en una libreta, usar una aplicación en su smartphone o reconstruir un registro de millaje utilizando otros documentos, como calendarios o agendas. Si lleva un registro de millaje, documente las millas recorridas, la hora y el lugar, y el propósito comercial de cada viaje.

Tenga en cuenta que no se pueden contar las millas recorridas entre su hogar y su trabajo. Estos costos se consideran gastos de desplazamiento personal.

Cargos y tarifas bancarias

Es una buena idea que su negocio tenga cuentas bancarias y tarjetas de crédito independientes. Si su banco o tarjeta de crédito cobra cargos de servicio anuales o mensuales, tarifas de transferencia o tarifas por sobregiro, estos diferentes cargos son deducibles. También se pueden deducir las tarifas comerciales que cobra un procesador de pagos como PayPal.

No se pueden deducir tarifas relacionadas con sus cuentas bancarias personales o tarjetas de crédito.

Comidas con fines de negocios

Por lo general, se puede deducir el 50% de los costos de alimentos y bebidas que califiquen para la deducción:

  • El gasto debe ser “ordinario y necesario” para llevar a cabo su negocio
  • La comida no puede ser lujosa ni extravagante
  • El dueño de la empresa o un empleado debe estar presente en la comida

También se puede deducir el 50% del costo de comidas para los empleados, por ejemplo, comprar pizza para quienes estén trabajando tarde en la oficina. Las comidas para fiestas de oficina y días de campo son 100% deducibles.

Asegúrese de guardar los recibos. Al reverso de cada uno escriba el monto de cada gasto, la fecha y el lugar de la comida, al igual que la relación comercial de la persona con la que comió.

Depreciación

Cuando compra muebles, equipos y otros activos comerciales, las reglas de depreciación requieren que distribuya los costos de esos activos a lo largo de los años en que los usará en lugar de deducir el costo total de una sola vez.

El IRS ofrece a los propietarios de empresas varias formas de amortizar el costo total en un año.

  • Regla del puerto seguro de minimis. (De minimis safe harbor) Las pequeñas empresas pueden optar por depreciar activos que cuestan menos de $ 2,500 por artículo en el año en que se compran.
  • Deducción de la Sección 179. Una empresa puede deducir hasta $ 1 millón de propiedad que se haya puesto en servicio durante el año fiscal. Esto incluye propiedad comercial nueva y usada y software. La deducción de la Sección 179 se limita a los ingresos sujetos a impuestos de la empresa, por lo que reclamarla no puede generar una pérdida neta en su declaración.
  • Bonificación de depreciación. Las empresas pueden aprovechar la depreciación adicional para deducir el 100% del costo de maquinaria, equipos, computadoras, electrodomésticos y muebles.
Educación

Los costos para educación se pueden deducir cuando agregan valor a su negocio y aumentan su nivel de conocimiento. El IRS analiza si el gasto contribuye a las habilidades que se requieren en su negocio para decidir si su clase o taller califica.

Gastos de educación válidos:

  • Clases para mejorar las habilidades en su área
  • Seminarios y “webinars”
  • Suscripciones a publicaciones profesionales
  • Libros sobre su industria
  • Talleres para aumentar su experiencia y habilidades
  • Gastos de transporte a las clases
Honorarios legales y profesionales

Los honorarios legales y profesionales que se necesitan directamente para el funcionamiento de su negocio son deducibles. Estos incluyen honorarios cobrados por abogados, contadores, preparadores de impuestos y servicios de contabilidad en línea.

Impuestos y licencias

Puede deducir varios impuestos y licencias en relación con su negocio, como:

  • Impuestos estatales sobre los ingresos
  • Impuestos sobre la nómina
  • Impuestos a la propiedad personal
  • Impuestos inmobiliarios pagados sobre la propiedad comercial
  • Impuestos de venta
  • Impuestos sobre consumos
  • Impuestos sobre el combustible
  • Licencias comerciales
Intereses

Si obtiene un préstamo o usa una tarjeta de crédito para cubrir gastos comerciales, puede deducir los intereses pagados a su prestamista o tarjeta de crédito siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:

  • Ser legalmente responsable de la deuda. Por ejemplo, si sus padres toman una segunda hipoteca sobre su casa para ayudarlo a iniciar un negocio, usted no es legalmente responsable de la deuda. En ese caso, los intereses del préstamo no son deducibles, no importa si realiza usted mismo los pagos de la hipoteca.
  • Tanto usted como el prestamista tienen la intención de que se pague la deuda. Un préstamo que no tiene que pagarse … es un regalo.
  • Usted y el prestamista tienen una verdadera relación deudor / acreedor. El IRS tiende a examinar los préstamos entre gente relacionada, como los miembros de una familia.

Si un préstamo es en parte comercial y en parte personal, los intereses se dividen entre las partes comerciales y personales del préstamo.

Mudanza

La Ley de Empleos y Reducción de Impuestos de 2017 (Tax Cuts and Jobs Act) eliminó la deducción por gastos de mudanza para todas las personas no militares, pero las empresas todavía pueden deducir el costo de mudar equipo, suministros e inventario de un local comercial a otro.

En caso de una auditoría, asegúrese de mantener buenos registros para comprobar todos los costos asociados con la mudanza de su negocio.

 

Oficina en casa

Si utiliza una oficina en casa para su negocio, es posible que pueda deducir una parte de sus gastos de vivienda de los ingresos del negocio. Hay dos formas de deducir los gastos de una oficina en la casa.

  • Método simplificado. Puede deducir $ 5 por cada pie cuadrado de su casa que se utiliza para negocios, hasta un máximo de 300 pies cuadrados.
  • Método estándar. Haga un listado de todos los gastos de mantenimiento de su casa, como los intereses hipotecarios o el alquiler, los servicios públicos, los impuestos sobre bienes raíces, el servicio de limpieza y jardinería, las tarifas de la asociación de propietarios y las reparaciones. Multiplique estos gastos por el porcentaje de su hogar dedicado al uso comercial.

Para calificar para la deducción de oficina en casa, debe reunir estos requisitos:

  • Uso habitual y exclusivo. Para calificar, debe utilizar su oficina en la casa exclusivamente para realizar actividades comerciales. Si su escritorio también es la mesa de la cocina, no calificará. No es necesario dedicar una habitación completa a su negocio, pero el área de trabajo debe tener límites claramente identificables. Tome fotos del área de trabajo de su oficina casera caso de que el IRS le haga una auditoría.
  • Lugar principal de negocios. La oficina en su casa debe ser su principal lugar de trabajo, donde pasa la mayor parte del tiempo realizando actividades comerciales.
Publicidad y promoción

El costo de la publicidad y promoción es 100% deducible y puede incluir:

  • Contratar a un diseñador gráfico para diseñar un logotipo para su empresa
  • Costos de impresión de tarjetas de presentación o folletos.
  • Compra de espacio publicitario en medios impresos o en Internet
  • Envío de publicaciones a clientes
  • Crear y lanzar un sitio web
  • Ejecución de una campaña publicitaria en redes sociales
  • Patrocinar un evento promocional

Hay excepciones, por ejemplo, no se pueden patrocinar campañas o eventos políticos y no se puede realizar publicidad que influya al proceso legislativo.

Salarios y beneficios

Los sueldos, beneficios e incluso las vacaciones pagadas para los empleados son deducibles de impuestos, siempre que cumplan con algunos criterios:

  • El “empleado” no es el dueño, o un socio o miembro de una LLC
  • El salario es razonable, ordinario y necesario
  • Realmente se hizo el trabajo
Seguro para negocios

Se pueden deducir las primas que paga por el seguro comercial.

Esto puede incluir:

  • Cobertura para los muebles, equipos y edificios de la empresa
  • Cobertura de responsabilidad (liability)
  • Seguros de salud, dental y de la vista para sus empleados
  • Cobertura de compensación laboral (workers compensation)
  • Seguro de automóvil para vehículos comerciales
  • Seguro de vida para los empleados (el negocio o el propietario del negocio no pueden ser beneficiarios de la póliza)
  • Seguro de interrupción del negocio que cubre pérdida de ingresos si su empresa se cierra a causa de un incendio, inundación, etc.
Teléfono e Internet

Si los servicios de teléfono e Internet son parte integral de su negocio, pueden deducirse como gastos comerciales.

Si usa una línea telefónica fija en su casa, no puede deducir el costo de su primera línea, incluso si se usa solo para el trabajo. Sin embargo, si tiene una segunda línea fija dedicada al negocio, el costo de esa línea es deducible.

Si usa su teléfono celular y conexión de Internet por razones tanto personales como comerciales, solo puede deducir el porcentaje dedicado al uso comercial. Mantenga facturas detalladas para demostrar el uso comercial en caso de una auditoría.

Viajes

Para que un viaje califique como un viaje de negocios, tiene que ser ordinario, necesario y lejos de su domicilio fiscal (la ciudad o el área en la que realiza negocios). Debe viajar fuera de su domicilio fiscal por más de un día normal de trabajo, requiriendo que duerma o descanse en el camino.

Los gastos de viaje de negocios deducibles aprobados por el IRS incluyen:

  • Viaje en avión, tren, autobús o automóvil
  • Usar su automóvil con un propósito comercial
  • Tarifas de estacionamiento y cuotas de autopista
  • Costo de taxis
  • Comidas y alojamiento
  • Propinas
  • Tintorería (lavado en seco)
  • Llamadas telefónicas comerciales
  • Envío de equipaje y materiales como muestras o exhibiciones
  • Otros gastos ordinarios y necesarios relacionados con su viaje de negocios

Lleve registros con el monto de cada gasto, fechas de salida y regreso, detalles del viaje, registro de millas (si conducía su propio vehículo) y el motivo comercial del viaje.

Deducciones de impuestos personales para dueños de negocios

Las deducciones anteriores se pueden reclamar en el Anexo C (Schedule C) o el Formulario 1065 del IRS, pero hay algunas otras exenciones fiscales que los dueños de pequeñas empresas suelen reclamar en sus declaraciones individuales.

Contribuciones caritativas

Las empresas con un solo propietario, las LLC y las sociedades no pueden deducir las contribuciones caritativas como gastos comerciales, pero el propietario del negocio puede pedir la deducción en el Anexo A (Schedule A) del IRS. La donación debe hacerse a una organización calificada.

Gastos de cuidado de niños y dependientes

Si usted contrata a alguien para cuidar a un niño u otro dependiente mientras trabaja, es posible que pueda reclamar el Crédito por Cuidado de Niños y Dependientes. Para calificar, la persona que recibe la tarjeta debe ser un niño (menor de 13 años) o un cónyuge u otro dependiente que sea física o mentalmente incapaz de cuidarse a sí mismo.

El crédito es entre 20% y 35% de sus gastos permitidos, dependiendo de sus ingresos. Los gastos permitidos se limitan a $ 3,000 por el cuidado de un dependiente y $ 6,000 por dos o más. La Publicación 503 del IRS brinda más información sobre el Crédito por Cuidado de Niños y Dependientes. Deberá adjuntar el Formulario 2441 a su Formulario 1040 para reclamar el crédito.

Contribuciones de jubilación

Puede deducir las contribuciones a las cuentas de jubilación de los empleados como un gasto comercial. Los propietarios de empresas que contribuyen solo a sus propios fondos de jubilación reclaman la deducción en el Anexo 1 (Schedule1) adjunto a su Formulario 1040.

Gastos de atención médica

Además de las primas del seguro, se pueden deducir otros gastos médicos como los copagos en el consultorio y el costo de medicamentos. Estos costos se incluyen en las deducciones detalladas en el Anexo A (Schedule A).

Los propietarios de negocios autónomos también pueden deducir las primas del seguro médico para ellos, su cónyuge y sus dependientes en el Anexo 1 adjunto a su Formulario 1040. Sin embargo, si usted es elegible para participar en un plan de salud a través del empleador de su cónyuge, no puede deducir esas primas.

 

Para finalizar

Mantenga un registro de todos los gastos relacionados con el funcionamiento de su negocio y revíselos con su contador a fin de año para asegurarse de que está aprovechando cada deducción. Las deducciones fiscales son una forma esencial y legal de minimizar la cantidad de impuestos que debe pagar.